E-Rechnungspflicht

Maschinenlesbare Rechnungen (E-Rechnungen) sind im Rahmen des neuen Wachstumschancengesetz zukünftig für B2B-Unternehmen verpflichtend. Firmen, die Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen pflegen, müssen Rechnungen elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten können.

Im ersten Schritt müssen Unternehmen E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 empfangen können. Für das Erstellen und Versenden gilt die Pflicht hingegen erst ab 2026. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine digital verschickte PDF-Datei stellt daher keine E-Rechnung dar.

Vorteile für Unternehmen:

• klare und eindeutige Standards für Rechnungsstellung
• automatische Validierung der Rechnungen
• transparenter Bearbeitungsstatus
• Einsparung von Porto und Papier
• schnellere Bearbeitung
• ortsunabhängige und zuverlässige Übermittlung der Rechnungen

Auch wir bereiten uns auf den Empfang von E-Rechnungen vor.

Dazu erhalten Sie in den nächsten Tagen auf dem Postweg ein Schreiben von uns, mit dem wir Sie um Überprüfung Ihrer bei uns für den Empfang von Rechnungen hinterlegten E-Mail-Adresse bitten.

Sollte diese E-Mail-Adresse weiterhin gültig sein, sind Ihrerseits keine weiteren Schritte erforderlich. Falls Sie jedoch wünschen, dass wir die E-Rechnungen an eine andere E-Mail-Adresse senden, bitten wir um einen entsprechenden Vermerk bis zum 31.12.2024.

Unser Ziel ist es, elektronische Rechnungen ab dem 01. Juli 2025 versenden zu können.

Ab wann gilt die Änderung?

Die Verpflichtung zum Empfang von elektronischen Rechnung gilt ab dem 01. Januar 2025.

Gibt es eine Übergangsregelung?

Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen wird für Unternehmen ab 2026 verpflichtend.  

Welche Unternehmen sind betroffen?

Betroffen sind inländische Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (B2B).

Für wen oder was gilt die Pflicht nicht?

Ausgenommen sind Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkartenverkauf.

Wie geht es weiter?

Zunächst empfiehlt es sich, zu prüfen, wie weit die Digitalisierung im eigenen Unternehmen bereits vorangeschritten ist. Werden Rechnungen noch in Papierform übermittelt und empfangen oder ist schon ein digitaler Prozess eingerichtet?

Eine gesetzliche Vorgabe zum Empfangs- und Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen gibt es derzeit nicht. Für den Versand oder Empfang einer elektronischen Rechnung ist zunächst eine separate E-Mailadresse - wie beispielsweise rechnungen@unternehmensname. de - ausreichend. Darüber hinaus ist die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder per Download über ein Kunden-Portal möglich. Letztendlich bleibt es Ihnen überlassen, welchen elektronischen Übertragungsweg Sie wählen, solange eine elektronische Weiterverarbeitung ohne den Wechsel auf ein anderes Medium in der Übertragungskette erfolgt.

Ändert sich etwas hinsichtlich der Gültigkeit von E-Rechnungen?

Die E-Rechnung gilt als Originaldokument, für welches eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einzuhalten ist.

Eine elektronische Rechnung muss die ordnungsgemäßen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten.